会議で悩むリーダー「うちの施設の会議はとても長い。発言するのはいつも同じ人ばかりだし、その他の人は全然意見を言わないし。何も決まらないまま終わって、結局愚痴だけ言いあって終わりという感じなんだよね。会議ってこんなことをするものじゃないと思うんだけどな。もっと意味のある会議にするためには、どうしたらいいんだろう？」
こんな悩みを解決します
この記事の内容
介護業界に限らず、会議は短時間で意味のあるものにしなければなりません。
そして、決まったことが会社の利益につながることでなければならないのです。
なぜなら、会議の時間というのは直接生産性につながるものではありません。
ですから、その時間が生産性の向上につながるものでなければ、ただ時間とコストを無駄にすることになります。
今回の記事は、短時間で効率よく、そして成果につながる会議の事前準備について書いていきます。
会議をする前にしなければならない準備３点
会議というのは、人が集まってだらだら話しをする場ではありません。
会議が終わってから、なにも決まっていないというのは、無駄な時間でしかありませんよね。
それに、介護の現場は人が足りず、できるだけ会議に時間を割きたくない、という事業所も多いと思います。
ですから、できるだけ短時間で会議を終了するために、事前に決めておかなければならないことがあります。
まとめると次のようになります。
- 会議の目的とゴールを明確にする
- 時間配分と終了の時間を決めておく
- 事前に議題を配布し、意見を集めておく
掘り下げていきます。
会議の目的とゴールを明確にする
会議には、必ず必要なものがあります。
これがなければ、会議として成り立ちません。
その要素をまとめると次のようになります。
- 目的・・・・議題（検討すべき事柄）
- ゴール・・・会議の成果はなにか？
- 行動内容・・明日からする行動
この3点がないと、それは会議ではなく、ただの雑談です。
会議の目的をはっきりさせるためには、まず議題が必要です。
議題そのものを会議中に話し合うような形にすると、目的があって会議をするのではなく、会議をするために議題を考えていることになります。
月1回の定期開催をするような会議では、しばしば見られますよね。
「今月は話し合う議題がない・・・・」といったようなことが。
これなら会議をしないほうがましだと言えるでしょう。
本当に必要な会議かを見極めるためにも、事前に議題を集め、会議の必要性を考えなければなりません。
ただし、問題がない組織はこの世に存在しないので、解決しなければならない議題は必ずあるはずなんですけどね。
時間配分を決めておく
会議には、終了時間と、議題によって時間配分を決めておく必要があります。
そうすることで次のような効果が生まれます。
- 会議の目的を明確化できる
- 検討が必要な議題をすべてテーブルに乗せられる
- ダラダラ会議にならない
議題を明確化した後は、すべての議題を今回話し合うのか、それとも次に回すのかを検討します。
その際にかかわってくるのが時間ですね。
会議の終了時間は必ず決めておかなければなりません。
そうでないと、すべての議題を検討するために、膨大な時間を使ってしまうことになります。
そのような会議はダラダラ会議になり、疲れ果ててきちんとした議論ができないで終わります。
人が集中して会議できる時間には限度があります。
あまりに時間をかけすぎると、有意義な議論ができません。
ですから、最初から結論を出すまでの時間を決めて、効率的に話し合いをしなければならないのです。
とにかく、決められた時間の中で、議題を消化していくことが重要です。
事前に議題を配布し、意見を集めておく
決められた時間の中で議題を消化していくためには、事前に個々の議題に対してどれぐらいの時間をかける必要があるか、想定しておかなければなりません。
そして、想定時間が会議時間を超えるようであれば、時間を短縮するための作業が必要になります。
- 議題の事前配布
- 議題に対しての意見の集約、分析
- 議題の検討内容に関するさらなる絞り込み
会議の参加者にあらかじめ議題を配布し、それに対しての意見を事前に集めておくことが時間短縮につながります。
その意見から、議題解決の課題をさらに絞り込み、そこに時間を集中して話し合うのです。
そうすれば、なにも準備しないで一から話し合うよりも、圧倒的に時間を短縮することができます。
ここで大切なのは、会議の参加者が必ず主体的に議題に対する意見を出すようにすることです。
つまり、会議に対してメンバーが主体的に取り組めるようにしておかなければならないということです。
このことについては別の記事で書きたいと思います。
まとめ
短時間で意味のある会議にするために、事前にしなければならない準備について書きました。
会議は出たとこ勝負ではなく、やる前にいろんな準備が必要です。
そして、きちんとした議論ができるように整えていかなければなりません。
そうでないと、膨大な時間を浪費することになります。
介護の現場で働くスタッフとしては、ひとりでも多く現場にいてほしいと思うものです。
リーダーやスタッフが長時間会議で抜けて、しかもその成果があまり感じられないようであれば、会議に対して不満が出る可能性があります。
ですから、割いた時間が事業所にとって有意義なものになるよう、会議の質を高めていきましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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