会議に悩むリーダー「会議をしてもみんな他人事のように感じる。意見は出ないし、お通夜のような状態になるんだよね。こちらから指名して意見を聞いても、評論家のような意見しか出てこない。それなのにいつも施設に対して不満ばかり言っている。このような人に前向きに会議に出てもらうには、どうしたらいいんだろう？」
こんな悩みを解決します。
この記事の内容
有意義な会議ができない悩みは多くのリーダーが持っていると思います。
どうすれば改善されるのでしょうか。
ポイントは主体的に参加してもらえるようにすることです。
そのために必要なことを書いていきます。
なぜ会議が活性化しないのか
会議に参加しても、発言がなくただ座っているだけのメンバー。
必死になっているのは議長ばかりで、その他の人は議長の話しに対してどうこう言うだけ、といった状況です。
なぜそのような形になってしまうのでしょうか。
原因をまとめると次のようになります。
- 会議の目的がわからないから
- なぜ自分が出席しているのかわからないから
- 自分の意見が重要視されないから
- 決めた事柄が実行されないから
掘り下げていきます。
会議の目的が分からないから
なんのためにしている会議か、メンバーが理解していない場合があります。
「リーダー会議」とか「事故対策委員会」など、タイトルはついていますが、じゃあ具体的に何を話し合うのか、何を目的とした会議なのかがわからないといったケースです。
ですから、議題を集めようとしても出てこなかったり、ありきたりな内容でしかなかったりするのです。
そんなことがあるのか？と思われるかもしれませんが、メンバーに聞いてみるとよくわかります。
この会議の目的は？と尋ねても、ぼんやりとした答えしか返ってこないと思います。
上司から担当になるように指示されたから、という理由で出席しているメンバーが少なくないのです。
そうなると、主体的ではなく、やらされ感で仕方なく出席することになりますよね。
結果、目的がわからないまま、そして理解しようとしないまま参加することになります。
なぜ自分が出席しているのかわからないから
なぜ自分がその会議のメンバーに選ばれているのかが理解できていないと、主体的にはなれません。
自分に役割がある、自分になすべき事柄がある、と思えないと、人は積極的に考えようとできないからです。
こちらも「やらされ感」につながってしまい、主体的に会議に参加することができなくなるのです。
これは人選の際に、どのようにメンバーを決めたかが影響してきます。
たとえば、みんなそれぞれひとつは担当の委員会を持ち、会議に参加しましょう、とやると、しかたなく割り当てられていると感じますよね。
本人からしたら「誰でもいいけど、なにかを担当しなければならないから、自分に割り当てられたんだ」と思います。
それでは重要感を感じないのです。
自分の意見が重要視されないから
経験の浅いスタッフだと、先輩スタッフと混じって会議に参加することは気後れしてしまいます。
ですから、会議で発言することはとても勇気のいることなのです。
その勇気を振り絞って出した発言があまり重要視されなかったら、その後どうなるでしょうか。
自分の発言はあまり意味がないから、と考えて「いらないことを言わないようにしよう」と思うようになりますよね。
そうして、とにかく先輩の発言を、聞いているだけの形になってしまうのです。
気が付いたらいつも同じ人ばかり発言していて、勝手に物事が決まっていってしまう、という会議になります。
ますます「自分」が参加している意味がなくなっていきますね。
決めた事柄が実行されないから
会議で長い時間を費やし話し合っても、結局結論が出なかったり、せっかく決めた事柄が実行されないようなことになると、主体性がなくなっていきます。
これなら会議をした意味がないじゃないか、というようになるんですね。
たとえば、委員会の会議で決めた事柄が、会議後に上司に覆されてしまったり、といったことですね。
こうなると一気に興ざめしてしまいます。
メンバーが主体的に会議に参加する方法
上記の問題をクリアして、メンバーがみんな主体的に参加できる方法を書いていきます。
まとめると次のようになります。
- 会議の目的を明確にし共有する
- なぜ選ばれたのかを本人にしっかりと伝える
- 小人数にして一人ひとりの意見を否定しない
- 決まったことを必ず実行する
掘り下げていきます。
会議の目的を明確にし共有する
会議をする際は、まずなんのためにする会議なのかを明確にし、それをメンバー全員で共有しなければなりません。
たとえば「事故対策委員会」であれば、次のようなことを決める必要があります。
- 目的：介護事故を0にする（例）
- 期限：いつまでに達成する
- 議題：そのために施設全体でどんなことを取り組むか
ポイントは目的でだけではなく期限も決めることですね。
なぜなら、期限によって方法も変わってくるからです。
委員会の目的と期限が決まれば、議題を考えられるようになります。
最初の議題となるのは、目的を達成するための目標設定でしょう。
繰り返しになりますが、目的を決めることで、ある程度必要な議題が自動設定されるようになるはずです。
なぜ選ばれたのかを本人にしっかりと伝える
会議のメンバーに、主体的に取り組んでもらうためには、その人がこの会議に必要な理由を渡してあげなければなりません。
誰でもいいわけじゃなく、あなたに入ってほしい、あなたじゃなきゃダメなんだ、ということを伝えるのです。
そうすれば、本人としては俄然やる気が出るはずです。
その際に必要なポイントとしては「なぜあなたなのか」を具体的に伝えることです。
たとえば事故対策委員会であれば
- 事故に対する意識が高いから
- 事故の集計から分析する力を持っているから
- ご家族の信頼にかかわるところなので、責任感が強いあなたに！
といった具合です。
ここにエピソードを加えると、評価に対してより納得がいくはずです。
- 普段の仕事ぶりの中で○○のようなことをしてくれた
- パソコンが得意ですぐに数字を導き出してくれていた
- ご家族に対しての思いとして、○○のような話しをしてくれていた
といった感じですね。
ここは主体的に取り組んでもらうために、かなり重要な部分となります。
書面などで招集するのではなく、しっかりと面談などをして、直属の上司が伝えるのが一番良いですね。
小人数にして一人ひとりの意見を否定しない
会議のメンバーは多すぎるとよくないですね。
主体的に参加してもらうのであれば、7~8人ぐらいまでが限度だと思います。
多すぎると一人ひとりの重要性が薄れてしまって、主体性が亡くなってしまいます。
また、非常に重要なポイントとして、会議において「出てきた意見やアイデアを否定しない」というルールを明確に設定する必要があります。
これがないと、自由にアイデアを出すことができなくなります。
特に日の浅いスタッフの意見については、否定しないで拾い上げるべきですね。
そうすることでスタッフの成功体験につながり、成長する可能性があります。
決まったことを必ず実行する
決まったことが実行されれば、会議に対する役割意識が高まります。
なぜなら、自分達の決めたことが尊重され、チームに影響を与えることができるからです。
たとえば、自分たちの考えたアイデアが施設全体で実施されたら、ひとつの成功体験になりますよね。
こうなると、会議に対しての意識がさらに高まり、活性化していくのです。
まとめ
会議を活性化する方法について書きました。
活性化するためには、メンバーに役割意識を持たせ、主体的に参加するようにしなければなりません。
そのために一番大切なポイントは、メンバーに重要感を提供することですね。
その人が選ばれた理由や、その人に期待していることをきちんと伝えることができれば、メンバーのモチベーションは高まります。
人は自分を認めてもらいたいという承認欲求を持っています。
それを満たすことができれば、パフォーマンスは向上します。
そして、周囲に対して良い影響を与えてくれるようになります。
会議のメンバーの決定は、承認の機会ととらえてもいいですね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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