毎日仕事に追われている人「提出物の期限など、いつもギリギリになってしまう。もっと余裕を持ってやりたいんだけれど、なかなか仕事がはかどらない。ついダラダラしてしまったりしているように思う。もっとサクサク仕事を進めていく方法がないかな？」
こんな悩みを解決します。
この記事の内容
この記事をご覧いただいているということは、きっとあなたは、夏休みが終わるギリギリにならないと、夏休みの宿題に取り掛かれなかったタイプではなかったですか？
私はずばりそのタイプでした（笑）
夏休みの宿題は、仮にできなかったとしても、人生にそれほど大きな影響はありません。
しかし、仕事で期限を守れないと、マイナス評価になってしまいます。
焦って付け焼刃で仕上げたものは、中身も薄くなりますよね。
精神衛生上も良くないので、できれば余裕持って仕事をこなしていきたいものです。
でも、時間に余裕を持っても、仕事は片付いていきません。
実は、仕事の効率を上げていくには、忙しくする必要があるのです。
今回の記事は、なぜ期限ぎりぎりまで仕事が終わらないのか、パーキンソンの法則をもとに考え、そしてその解決方法について書いていきます。
時間管理に関わるパーキンソンの法則とは？
時間管理の問題に大きな影響を及ぼしている、パーキンソンの法則について説明していきます。
まとめると次のようになります。
- パーキンソンの法則の内容は？
- パーキンソンの法則の具体例
パーキンソンの法則の内容は？
パーキンソンの法則とは、英国の歴史学者であり政治学者である「シリル・ノースコート・パーキンソン」が1958年に出した著書の中で提唱した法則です。
その内容は次のようになっています。
第1法則：仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
第2法則：支出の額は、収入の額に達するまで膨張する
（Wikipediaより引用）
今回の記事では、第1法則の内容を具体例を出して説明していきます。
パーキンソンの法則の具体例
パーキンソンの法則が当てはまるのは、次のような状況です。
- 夏休みの終わり直前まで、宿題を放置して遊んでしまう
- 提出直前になるまで締め切りの資料が手につかない
- 仕事の後に予定がないと、ついダラダラと残業してしまう
- どんな内容でも会議の時間は目いっぱいかかってしまう
例で挙げたように、時間に余裕があるとつい他のことをして時間をつぶしてしまったり、必要のないところまで手を広げてしまい、時間を膨張させてしまうのです。
夏休みの宿題は毎日コツコツやりましょう、と教わりましたよね。
私の場合、初日は宿題をやるのです。
しかし「これぐらいだったら、夏休みが終わるまでにちょっと頑張れば十分片付くな」と思うと、そこから遊びに時間を割くようになってしまいます。
まだ大丈夫、まだ大丈夫、と考えているうちに、気が付けば夏休みが終わる3日前なんてことに。
慌ててやってもとてもじゃないけれど間に合いません。
裏ワザとして、気が付かなかったふりをしてドリルのページ数を飛ばして無理くり全部やった体にしたりしてました（笑）。
時間がなくなるのは、仕事に関しても同じようなところがありますよね。
「1週間後に企画書を提出するように」という指示があると、最初少し調べます。
そして「1日で十分終わるな」と余裕を感じると、つい他の仕事を優先してしまうのです。
しかも、提出期限のある仕事にくらべて、大した用事でもないことに時間を費やしてしまいます。
そして、いざ手を付け始めた時には思っていた以上に時間がかかってしまい、内容の薄い資料が出来上がってしまうのです。
同じような状況で、もうひとつ起こりやすいパターンとしては、ダラダラ型ですね。
求められた内容を入れ込んで十分なクオリティに仕上がっているのに、提出期限に余裕があるとつい必要のない内容まで盛り込み、結局ぎりぎりまで時間がかかって他の仕事が手につかない、というものです。
では、これらをどうやったら解決できるでしょうか。
パーキンソンの法則を有効に使う方
パーキンソンの法則を逆手にとって、仕事を効率的にこなしていく方法を書いていきます。
まとめると次のようになります。
- 時間に余裕ができないようあえて予定を入れる
- 複数のプロジェクトを同時に進行する
- 「睡眠時間」は絶対削らない
掘り下げていきます。
時間に余裕ができないようあえて予定を入れる
パーキンソンの法則は、時間に余裕があると本来必要な作業時間ではなく、使える時間いっぱいに膨張してしまうという法則です。
つまり、時間の余裕がある状態で仕事をすると、間違いなく無駄なことに時間を使ってしまう、ということです。
これを防ぐ方法として、必要最低限の時間しか強制的に取れないようにするのです。
たとえば、1時間で終わる仕事なのであれば、1時間後に人に会う約束をする、といった感じです。
自ら1時間で必ず仕上げないといけない状況を作り出すのです。
時間に制限をかけることで、どうやったらその時間に終わらせることができるかを考えるようになります。
そして、作業に集中することにより、スピードが上がります。
仕事の効率が間違いなく向上するはずです。
複数のプロジェクトを同時に進行する
仕事には対外から期限が決められているものや、自分で期限を決めて進めないといけないものがあります。
しかし、自分で期限を決めなければならないものはつい後回しになり、いつまで経っても手を付けることができません。
実は、期限を設けられている仕事よりも、そうでない物の方が大切であることは往々にしてあります。
「期限のある仕事」が仕上がってから「期限のない仕事」をしよう、とすると、いつまで経っても「期限のない仕事」に手が回ることはありません。
ですから、先に「期限のない仕事」を仕上げてしまうか、同時進行で行うようにするのです。
つまり、期限のあるAプロジェクトが30%進んだら、期限のないBプロジェクトも30%進める、という感じです。
そうすると、期限のあるAプロジェクトにダラダラと時間を費やしてしまい、結局Bプロジェクトに手が回らなかった、ということが防げます。
「睡眠時間」は絶対に削らない
より多くの時間を作ろうと思った時に、あなたはどのような方法を思い浮かびますか？
1日は24時間しかありません。
活動している時間で足りなければ、活動していない時間から持ってこよう、と思うのが普通ですよね。
そして、ついやってしまうのが睡眠時間を削ることです。
しかし、これをすると、必要な時間は膨張する一方になります。
また、睡眠時間が不足すると頭の回転が悪くなり、作業効率が低下してしまいます。
免疫力が低下して風邪をひいてしまったら、さらに作業効率が落ちるばかりか、寝込んだらその間完全に進まなくなってしまいます。
これを防ぐためには、まず寝る時間を真っ先に確保することです。
なにがあっても睡眠時間だけは確保するんだ、という強い気持ちを持つのです。
仕事でもっとも重要な人と折衝する時間、と同じレベルで、睡眠時間を守るということですね。
まとめ
時間管理をしていくにあたって、非常に重要なパーキンソンの法則について書きました。
人が生きていられる時間には限りがあります。
その時間をいかに有効に使うかで、人生の豊かさは変わってくるのです。
明日死ぬと思ったら、今日のような時間の使い方をするでしょうか。
きっとしませんよね。
もっと時間を惜しんで、有意義に使おうとするはずです。
パーキンソンの法則をうまく活用して、人よりもたくさんの有意義な時間が送れるようにしましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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